FAQ: Elektronische Kommunikation mit Behörden Digitalisierung Behördenkommunikation
Privat versendet kaum noch jemand Briefe mit Umschlag und Marke – es sei denn zu besonderen Anlässen wie etwa bei Familienjubiläen. Elektronische Alternativen wie die E-Mail oder Nachrichten per Messenger sind komfortabler, zuverlässiger und preiswerter als die gute alte Post.
Anders sieht es bei der Kommunikation mit Behörden aus, die oftmals noch über den Briefkasten läuft – schon aus Angst, sonst etwas falsch zu machen.
Ganz klar nein! Wie auch im zivilen Leben gilt grundsätzlich die Formfreiheit für jedwede Erklärung auch gegenüber einer Behörde.
Wie diese Nachweise im jeweiligen Verfahren konkret zu erbringen sind, ist in den jeweiligen Gesetzen und Verordnungen festgelegt – oder die ausführenden Behörden haben die Aufgabe, dies selbst konkret festzulegen. Oft muss der Antragsteller zahlreiche Angaben machen. Dafür sind möglicherweise Formulare vorgesehen, die man zwingend verwenden muss.
Eine De-Mail mit Absenderbestätigung ist der gängigste Weg, um in Verwaltungs- oder Gerichtsverfahren eine erforderliche Schriftform durch die elektronische zu ersetzen.Im rechtlichen Sinne unterscheidet man grob zwischen der gewillkürten und der gesetzlichen Schriftformanordnung. „Gewillkürt“ bedeutet hier, dass nach dem Willen der Beteiligten, zum Beispiel Vertragsparteien, die Schriftform für bestimmte Erklärungen angeordnet wird.